Publié en octobre 2024

Comment s’y prendre

Avant la rencontre (préparation)

• Les réunions sont planifiées à l’avance ;

  • On invite à faire un sondage annoncé au minimum 10 jours avant la potentielle tenue de la réunion pour définir le jour et l’heure qui permet au plus grand nombre de participer et-ou aux personnes nécessaires aux sujets qui sont à l’ordre du jour.

  • La date choisie doit être communiquée au moins sept (7) jours d’avance et doit s’accompagner d’un ordre du jour finalisé au minimum trois (3) jours avant la réunion.

    Par la suite, tous points supplémentaires seront ajoutés en varia.

  • La période varia est limitée à des points d’information, elle ne peut concerner des points de prise de décision.

• Préparer un ordre du jour (voir modèle) :
  • Ajouter l'entête habituelle (présence, date, lieu, index des couleurs, lien vers actions et responsabilités du comité)
  • Établir les points clé de la réunion par sujet
  • Inscrire l'individu qui porte chaque point de la rencontre
  • Exprimer l’objectif de chaque point (point d’information, suivi, discussion, décision à prendre, établir un plan d’action, autres)
  • Évaluer un temps pour chaque point à l'ordre du jour.
  • Point Varia - non décisionnel, ne peut pas inclure de prise de décision importante. Les sujets d’importance doivent être annoncés au moment d’appeler une rencontre.
• Annonce de la réunion avec préavi de (7) jours :
  • Communiquer sur le groupe du comité (Facebook, Discord, etc.) le moment de la prochaine réunion avec l’Ordre du jour et l’intention générale de la rencontre
  • Définir un ou des objectifs clairs pour l’ensemble de la rencontre ou pour chacun des sujets la rencontre
• Ajouter la rencontre au Google calendar LSPMKR - Général
  • Réserver le Lobby (dans Rooms, cocher Lobby)
  • Créer un lien Google Meet (ou autre plateforme) à communiquer et ajouter à l’ordre du jour
  • Possiblement inviter directement les comités ou les personnes concernées

Pendant la rencontre (déroulement)

Le mode hybride doit être favorisé afin de permettre la participation du plus grand nombre de membres, par contre l’enregistrement destiné à la diffusion différée n’est pas recommandé. Le compte-rendu de la rencontre est le moyen privilégié pour prendre connaissance des discussions.

Rôles et responsabilités :

• Animation : Une personne est responsable de diriger la rencontre. Son rôle peut être de suivre l’ordre du jour, de présenter les éléments, d’attribuer les tours de parole, de recadrer la discussion si besoin.
• Secrétariat : Une personne est responsable de prendre les notes pour le compte-rendu. Cette personne est aussi responsable d’ajouter les tâches au tableau de suivi des actions du comité.
• Gestion du temps : Une personne peut être la gardienne du temps, tant pour le temps passer sur chacun des points que pour le temps des tours de parole. Sinon la personne à l’animation peut aussi assumer cette tâche si elle s’en sent capable.
• Prochaine rencontre : Une personne peut être désignée responsable pour organiser la prochaine rencontre (Sondage de la date et préparation de l’ordre du jour).

Idéalement les rôles ne sont pas toujours donnés aux mêmes personnes, pour répartir la charge, mais aussi pour éviter de cristalliser les responsabilités. On essaie de changer d’une réunion à l’autre.

Selon les besoins spécifiques aux rencontres (nombre de personnes, lieu, durée, sujets, etc.)

• On peut décider de limiter le temps de parole.
• On peut décider de limiter le temps accordé à un point.
• On peut décider de prioriser les premiers tours de parole pour permettre à celleux qui s’expriment moins ou moins souvent de se faire entendre.